Cadouri corporate: ce trece de contabilitate și ce nu

O firmă comandă cincizeci de obiecte personalizate pentru clienți, le trimite, și abia în ianuarie contabila întreabă cum se înregistrează. Atunci se descoperă că factura nu are ce trebuie și că nu există nicio listă cu cine a primit.

Cadourile de firmă au un tratament fiscal care depinde de cine le primește și de ce scrie pe ele. Diferențele nu sunt complicate, dar trebuie știute înainte de comandă, nu după.

Ce urmează e o orientare practică. Regulile fiscale se schimbă de la an la an, iar deciziile concrete se iau cu contabilul firmei, nu dintr-un articol.

Cadouri pentru angajați

Codul fiscal prevede un plafon neimpozabil pentru cadourile în bani sau în natură oferite angajaților și copiilor lor, cu anumite ocazii: Paște, Crăciun, 8 Martie, 1 Iunie.

Sub plafon, valoarea nu se impozitează și nu intră în baza de calcul a contribuțiilor. Peste, diferența se tratează ca venit salarial.

Plafonul se aplică per eveniment și per persoană, iar suma exactă e revizuită periodic. Verifică valoarea în vigoare pentru anul respectiv.

Ce trebuie păstrat: lista nominală a beneficiarilor și documentul care leagă cadourile de eveniment. Fără ele, deducerea nu se susține la control.

Tichetele cadou

Au un regim propriu și mai strict decât cadourile în natură.

Se acordă tot cu ocazia evenimentelor prevăzute de lege, iar tratamentul lor fiscal s-a modificat în ultimii ani în direcția impozitării mai stricte.

Practic, pentru multe firme au devenit mai puțin avantajoase decât erau, iar un cadou în natură sub plafon poate ieși mai bine.

E exact genul de decizie care se ia cu contabilul, pe cifrele anului curent.

Cadouri pentru clienți: protocol sau reclamă

Aici e distincția care contează cel mai mult, fiindcă tratamentul e diferit.

Cheltuieli de protocol. Cadourile oferite clienților și partenerilor, fără scop publicitar direct. Sunt deductibile limitat, într-un procent din profit, iar peste plafon devin nedeductibile.

Cheltuieli de reclamă și publicitate. Bunurile care poartă însemnele firmei — logo, nume, date de contact — și sunt distribuite în scop promoțional. Sunt, în general, integral deductibile.

Diferența practică e uriașă și ține de un detaliu: dacă obiectul are sau nu logoul tău pe el.

Un pled fără nimic pe el, dat unui client, e protocol. Același pled cu logoul firmei brodat discret e material publicitar.

De asta obiectele personalizate cu logo sunt, fiscal, o alegere mai bună decât cele neutre — pe lângă faptul că fac și ce trebuie să facă un cadou de firmă.

Ce trebuie să conțină factura

Un detaliu care se ratează des și creează probleme la control.

Factura trebuie să descrie clar ce s-a cumpărat: „50 buc. pled personalizat cu logo firma X", nu „diverse" sau „produse promoționale".

Dacă personalizarea e facturată separat de produs, cu atât mai bine: leagă explicit cheltuiala de scopul publicitar.

Ce se mai păstrează: o dovadă vizuală a produsului, o fotografie e suficientă, și lista destinatarilor pentru cadourile către angajați.

Cadourile de la firmă pentru evenimente personale

O situație frecventă și tratată inconsecvent: un angajat se căsătorește, are un copil, sau trece printr-un deces în familie.

Multe firme au o practică internă, dar nescrisă, ceea ce creează inegalități. Un angajat primește, altul nu, în funcție de cine își amintește.

Ce funcționează: o politică scrisă, cu sume fixe pe tip de eveniment, aplicată la toți. Nu trebuie să fie generoasă, trebuie să fie previzibilă.

Fiscal, ajutoarele acordate în astfel de situații au un tratament separat de cadourile de sărbători, cu propriile plafoane și condiții. Sunt cazuri în care regimul e mai favorabil decât la un cadou obișnuit.

E o discuție de purtat o singură dată cu contabilul, care apoi acoperă toate cazurile viitoare.

Ce se evită

Cadourile către funcționari publici. Legea 251/2004 impune declararea și predarea bunurilor primite peste un anumit prag. Pentru firmă, un cadou scump către cineva cu putere de decizie e un risc care depășește cu mult beneficiul.

Sumele mari către o singură persoană. Atrag atenția și pot fi recalificate.

Cadourile fără documentație. O cheltuială care nu se poate justifica devine nedeductibilă, iar în anumite cazuri, cu implicații suplimentare.

Băutura, ca alegere automată. Pe lângă problemele de gust, are un regim de accize care complică inutil.

Ce funcționează în practică

Din experiența comenzilor de firmă, câteva lucruri care se repetă.

Obiectele utile bat obiectele decorative. Un pled bun, un set de prosoape, o geantă — se folosesc și rămân la vedere. Un obiect de birou cu logo ajunge în sertar.

Logoul discret bate logoul mare. Un client poartă un articol cu o broderie mică. Nu poartă unul care e o reclamă ambulantă.

Calitatea contează mai mult decât cantitatea. Douăzeci de obiecte bune fac mai mult decât o sută mediocre, inclusiv pentru imaginea firmei.

Comanda se face din octombrie. Pentru Crăciun, seriile mari intră în producție cu luni înainte. În decembrie nu se mai poate.

Întrebări frecvente

Ce plafon există pentru cadourile către angajați?

Codul fiscal prevede un plafon neimpozabil per persoană și per eveniment, pentru Paște, Crăciun, 8 Martie și 1 Iunie. Suma se revizuiește periodic, deci verifică valoarea în vigoare pentru anul curent.

Care e diferența între protocol și reclamă?

Protocolul acoperă cadourile fără însemnele firmei și e deductibil limitat. Bunurile cu logo distribuite promoțional intră la reclamă și publicitate, cu tratament mai favorabil.

Ce trebuie să scrie pe factură?

Descrierea clară a produsului și a personalizării, nu „diverse" sau „produse promoționale". Dacă personalizarea e facturată separat, leagă și mai explicit cheltuiala de scopul publicitar.

Ce documente se păstrează?

Pentru angajați, lista nominală a beneficiarilor și legătura cu evenimentul. Pentru clienți, factura detaliată și o dovadă vizuală a produsului.

Se pot da cadouri unor funcționari publici?

Legea 251/2004 impune declararea și predarea bunurilor primite peste un anumit prag. Pentru o firmă, riscul depășește beneficiul, mai ales dacă persoana are putere de decizie.

Înainte, nu după

Tot ce e mai sus se rezolvă cu o discuție de zece minute cu contabilul, purtată înainte de comandă. Purtată în ianuarie, aceeași discuție costă deductibilitatea.